就活での電話、マナーと対策

突然ですが、皆さん。中高の学生時代に、よそのお宅の固定電話(家の番号)に電話を掛けた経験があるでしょうか？

ほとんど無い方が多いと思います。良いとか悪いとかではなく、必要ないのでそれが今は普通ですよね。皆さんが学生であれば「電話」と聞いただけで緊張するのも無理はないです。一方で、携帯電話でメールが出来始めた2000年代初頭、「ひょっとすると電話番号自体が消滅してしまうのかな？」と思われた時もありましたが、いまだに残っています。

こういう書き始めですので、何を言わんとするかは伝わっているかもしれませんね。

そうです、本日は就職活動中や入社後に必要な電話マナーや対策についてお話します。

「いやいや、そう言われても時代遅れでもう必要ないでしょ…」と思われている方、いらっしゃると思います。一見面倒くさいもので軽んじられがちな電話にも大事な役割と効果がある事についてお話しますので、もう少しお付き合い下さい。(TVによくみかける、CM前の引っ張りでは決してありませんので。笑)

皆さんが新卒で会社に入社した際、担当するのが電話番です。春には、各種投稿で「こんな仕事する為に入ったわけではない」というのを見かけます。

しかし、侮るなかれ！です。

この電話、皆さんも仕事をし始めてすぐ気付くのが、本数が重なるとその場に居ない人への取次やメール連絡迄を含め結構な時間が掛かったり、作業の中断を余儀なくされる事もある為やっかいな面もあるんです。ですので、部署新人として電話に出る事は「部や会社全体の業務効率を高める」役割があるんです。また、電話を取る事で御客様企業やご担当者の御名前、どういった仕事の内容で関りがあるのかの勉強になります。御客様と自社の関係性がわかる事は自社のサービスや仕組みを理解出来る効果があります。

また、相手が眼の前にいないので、言葉の使い方や話し方にその心象の比重が高まる電話対応をする事は、言葉遣いや話し方の勉強にもなるわけです。

少し前置きが長くなってしまいましたが、その大事さに触れているのとそうでないのとではその後の電話経験に格段の差が出ますのでお伝えした次第です。

それでは対策ポイントにに入ります。

①静かな所から掛ける

就活中であっても仕事中であっても、相手先の方に自分の話がよく聞こえない場所から掛ける事は相手方の状況によっては心象が良くない場合もありますし、何より自分も相手の話す内容が聞き取れず、聞き返しが多くなったりしてお互い時間が勿体ないです。室内であっても、音を発する物は全て消して掛けないと相手に失礼と感じられる場合があります。外から掛ける際でもちょっとした脇道や、屋根がある所に入るだけでも全然違いますので少し時間を掛けてでも静かな所に移動して電話を掛けるようにしましょう。

②「今お時間宜しいでしょうか？」の一言

皆さんが電話を掛けた時に相手方の状況…わからないですよね。急ぎで大事な作業中かもしれませんし、慌ただしくされているかもしれません。電話を受ける側は「出来ればあとで落ち着いて話したい」と思われているかもしれません。この一言があるだけで、仮に話す時間が後になったとしても、確実にお話が進む場合があります。この一言を付け加えるだけで「相手に配慮出来る」人間性を言葉で示す事が出来ますし、これが習慣化すると言葉が意識化され行動に現れ易くなります。話を始める前のこの一言、是非慣れる迄試してみて下さい。

③「申し訳ありません。恐れ入りますが今一度御社名と御名前を頂戴出来ますでしょうか。」

不意に電話が掛かってきた場合等、相手先の企業名や担当者の御名前等に慣れておらず、また早口な相手方もいらっしゃいますので開口一番の「どちらのどなた様」が聞きとれないまま本題に入られてしまう場合があります。最初が聞きとれていないと余計緊張してしまいますよね、「うわ、今更聞き返せないよ」と。実は私が就活のし始めや、会社に入社後に一番電話でストレスを感じていたのがこの聞き返しについてでした。なんだか相手に悪い事をしているみたいで異常に気が引けてしまって、ドキドキしていたの今でも鮮明に覚えています。

しかし、心配しなくても大丈夫です。まだ本題に入りかけで、遮っても大丈夫なタイミングであれば冒頭の一言で確認しましょう。(慣れてくると迷う事なく、すぐ③のセリフが出てくるようになります)

もし途中で遮る事が出来なかった場合は、内容から推測しつつ落ち着いて本題内容を確認しながら落ち着いて聞き取りましょう。そして切り間際に、冒頭の一言を述べてご所属先と御名前を頂戴して「有難うございます」と御礼を述べれば何ら問題ありません。慌てず騒がずフレッシュさを前面に出して堂々と再確認しましょう。どちらのどなた様がわからず、確認出来なかった時の方があとから変なプレッシャーと時間が掛かってしまって勿体ないですから。

④切り間際に、「今一度復唱させて頂きます」と「どちらのどなた様、(入社後はどの者へ)、要点」を復唱

緊張していると早く電話を切りたくなる気持ちもわからなくもないですが、復唱をする事で整理が出来ますし、相手先の方にも「伝わった」という安心感が出来ます。就活中であれば、その確実なやりとりが「入社後の仕事」を想像させる事にもなりますし、入社後であれば会社の心象がさらに良くなるかもしれません。③で最後に「どちらのどなた様」を確認して気まずくなったとしても、この復唱が挽回のチャンスです。「大丈夫かな」という心象を「確実に伝わった」安心感に変えましょう。

(番外編)コールセンターのアルバイトで慣れる

もしご覧になっているあなたが、まだ学生の場合、コールセンターのアルバイトも時給が高くシフトが組みやすい上に電話実務や消費者動向に直接触れる経験にもなりますのでオススメします。

それではまとめに入ります。

確かに電話って緊張を強いられるので最初は「出来れば避けたい」と思いますよね。私もそうでした。最初は緊張しますが、慣れるまではすぐに取り出せるたり、
眼に見えるところに電話カンペを用意しておきましょう。そうすると、それを見ながら何回もやり取りしていくうちにやりとりの流れや自分が置くべきポイントが見えてきます。あとは毎日少しずつ経験を積んでいってご自身の成長を感じていって下さい。(それが避けたくなる気持ちを和らげてくれます)

電話、顔が見えず声だけのやりとりだからこそ、その方の仕事の姿勢までも如実に出てきます。言い換えると、この電話対応を適当にしているとその姿勢がその後の仕事の姿勢に繋がって習慣化してしまう、と私は思っています。

スポーツでも、音楽でも、基礎基本って大事ですよね。電話も同様に感じます。

電話対応、最初は緊張しますが一つずつ丁寧に対応していけばトラブルもなく着実にステップアップしているのを感じていく事が出来ます。先輩や上司も同じ道を通ってきたのですから大丈夫です。

共に歩んでまいりましょう。