配慮意識のメールで姿勢表明！

仕事

2019.04.25

就活でのマナー、慣れていないと確かに面倒くさいものですよね。

しかし、大多数の人が「こうしたらいいんじゃないか」と考えて行い続けた結果がマナーという形式で残っているものとして、その意味・理由に思いをはせてみましょう。「覚えるもの」から「(他の方の良いマナーを)取り入れるもの」となり、相手への気付きから配慮が出来る自然なマナーが磨かれていきます。

さて、最近皆さんはSNSでのやりとり以外で、メールの文を作成したのはいつでしょうか。

私が今のようなSNS全盛時代に学生であれば皆さんと同じように、「メール文面を書く」機会が減っているでしょう。一方で、企業活動において、会社メールアドレスが無くならない現状を見るとまだしばらくは使い続けるものであるのは間違いないです。今回は「メール作成時に気を付けるポイント」をみていきましょう。

メールについてのマナー、①一目でわかる件名②相手の繁忙に配慮した本文③署名、に注意しましょう。

①一目でわかる件名

メールする相手は窓口である方、採用関係以外にも多くのメールを優先順位付けしてメール確認をしているはずです。「一目でわかる」為には「大学名・氏名」、「スペースかコロン「：」」を入れて、「件名に15文字前後」、だと一目でわかる文量になります。大学名・氏名と件名を入れ替えてもそう差支えないですが、名前を売る観点からも大学名・氏名が先の方がより良いかもしれません。

②相手の繁忙に配慮した本文

正式な手紙のように頭語・結語、時候の挨拶は省略するのが一般的です。

ここで私が強調したいのは、「こちらが送る文章で相手の手を煩わせる」事に配慮した文言を、短くていいので要件の最初と最後に挟むとさらに丁寧な文書になる点です。

最初であれば「突然ご連絡をし、失礼致します。(改行×2)私は…」、
最後には、「御手数を掛けまして、大変恐れ入ります。何卒宜しくお願い申し上げます。」といった内容です。また、メールがこちらからのお願いの色が強い内容であれば、「…をして頂けると有難いのですが、如何でしょうか。ご検討賜れれば幸いです。」と相手に「する・しない」の選択権を与える文面だと、より丁寧でありながらお願いの意図を伝える事が出来ます。

もしお詫びの内容であれば、理由から書き始めるのではなく、まず冒頭でお詫びして最初に誠意を示しましょう。理由をつらつらと書いた後にお詫びの文面がくるとどうしても誠意が伝わりにくくなりますので。

③署名

特に注意するのが、署名を囲っている記号です。環境依存の文字だと受け取り側の環境によっては文字化けして非常に心象が悪くなります。

あと、たまにみかけるのが私用メールアドレスをそのまま就活や転職活動に使っていてアドレスにふざけた文字が入っていたり、可愛らしい顔文字や私用のSNSリンクをそのまま署名に残して送信している方が見受けられます。誤字脱字チェックも同様ですが、メールを送る前の「文面チェック」と「送信先チェック」は情報漏洩の観点からも社会人として大事な習慣の一つです。たった一回の誤送信したメールで部署だけでなく会社全体を揺るがす事態になる事も実際に起こっています。

どんなに忙しい場面でも、必ず数分使って文面と送信先のチェックを習慣付けましょう。誤送信後の事態収拾にどれだけの時間が掛かり、通常業務に滞りが出て周りに迷惑が掛かるを想像すれば…たった数分なら気にならなくなるはずです。

今回はメール文を作成するポイントを①件名②本文③署名の三点に絞ってみてきました。ここでもう一点、補足しておきたいのが手紙との使い分けです。

修正が出来て郵送代も掛からないメールは便利ですが、手紙に比べるとやはり
簡便な分軽い伝達手段です。こちらの思いやお願いが強い事を相手に伝えるのでればそれだけの手間暇を掛けた手紙にするとその思いが伝わるかもしれません。達筆でなくても丁寧に書いた直筆だと尚更です。

メールや手紙だけでなく、「相手に配慮している」姿勢をきちんと表す事は仕事をしていく上でも、共に長い時間を過ごす中でも大事な事です。